海外旅行を自分で手配すると、航空券、ホテル、観光チケット、レストランなど、予約するものがどんどん増えていきます。
しかも、すべて同じサイトで予約できるわけではありません。
私も一人旅では、航空券を予約し、ホテルを予約し、現地の観光チケットを取って、行きたいお店をGoogleマップに保存して…と、いろいろなところで情報を集めています。
そこで大事にしているのが「予約したものを、あとから迷わず確認できる状態にしておくこと」です。
私は旅行の予約や現地情報をひとつのサービスだけで管理するのではなく、使うものを役割ごとに分けています。
基本はGoogleカレンダーにまとめ、情報が増えてきたらメールの下書きへ。
予約票などのPDFはGoogleドライブに保存し、ホテル予約はBooking.comに集約。
現地のお店や気になる場所はGoogleマップで管理しています。
この記事では、私が実際の旅行で使っている予約・情報管理の方法と、それぞれの使い分けを紹介します。
旅行の予約はひとつの場所だけでは管理しにくい
旅行の個人手配では、予約先がいくつもあります。
航空券は航空会社、ホテルはホテル予約サイト、観光施設はそれぞれの公式サイト、現地ツアーはツアー会社というように、予約する場所が分かれるからです。
そのため、私は「予約手配自体をすべてをひとつのアプリにまとめる」ことを目指していません。
大切なのは、必要な情報が必要な場所に整理されていて、自分が迷わず確認できることです。
旅行の予定を見る場所と、予約票を保存する場所と、現地のお店を探す場所を分けています。
結果として、旅行中に「この情報はどこに入れたっけ？」と探し回ることが少なくなりました。
基本はGoogleカレンダーに全部まとめる
情報管理の中心になっているのが、Googleカレンダーです。
旅行の日程が決まったら、基本的にはGoogleカレンダーに予定を入れていきます。
航空便の時間、ホテルの宿泊、観光の予定など、時間や日にちと結びついている情報はカレンダーに入れておくと、旅行全体の流れを把握しやすくなります。
旅行前に確認するときも、カレンダーを見れば「この日は何をする予定だったか」がすぐに分かります。
旅行中に確認したい予定を時系列で並べる
旅行の予約情報は、単体で見るよりも時系列で並べたほうが分かりやすいと感じています。
飛行機に乗る、ホテルにチェックインする、観光する、次の場所へ移動する。
こうした予定をカレンダーに入れておくと、旅行全体を一日の流れとして確認できます。
特に個人手配の旅行では、自分で移動や予約を組み合わせることになるので、予約情報を時系列で見られることが重要です。
カレンダーに情報を詰め込みすぎない
ただし、旅行の予約が増えてくると、Googleカレンダーだけでは情報量が多くなってきます。
最初は予定だけだったものが、予約番号や細かな注意事項などまで書きたくなってくるからです。
情報は一元管理が基本。
でも、情報量が増えて動作が重くなってきたら、他に移動させます。
情報があふれてきたらメールの下書きに移す
Googleカレンダーに入れる情報が増えてきたときに使っているのが、メールの下書きです。
ポイントは、カレンダーとメールの下書きに同じ内容をそのまま重複させないこと。
同じ情報を複数の場所に書いてしまうと、あとから変更があったときにどちらを直したのか分からなくなるからです。
カレンダーとメール下書きで役割を分ける
基本は全てGoogleカレンダーに集約です。
あふれてきたら、メールの下書きを使っています。
旅行の予定が増えて、カレンダーの1件の予定に入れるには情報が多くなってきたら、メールの下書き側に整理します。そうすると、カレンダーは見やすいまま保てます。
旅行直前に確認したい情報をまとめておく
予約情報は一つずつ検索するより、必要な情報をまとめて確認できるほうが楽です。
そのため、基本的には全ての情報をカレンダーにまとめていますが、旅行に必要な情報が増えてきたときは、メールの下書きを使って整理しています。
予約票やPDFはGoogleドライブに保存する
予約したあとに届く予約確認書やチケットなど、PDFで保存できるものはGoogleドライブに入れています。
これは「見るための情報」と「保管しておく情報」を分けるためです。
カレンダーにPDFを全部貼り付けたり、メールだけを頼りにしたりすると、必要なときに探しにくくなります。
予約票などは、Googleドライブを保管場所として決めておくことで、必要になったときに確認しやすくしています。
予約票はGoogleドライブに集約する
旅行に関するPDFが増えてくると、スマートフォンの中に保存したり、メールを検索したりするだけでは管理しにくくなります。
そこで、私はGoogleドライブに保存します。
旅行ごとに必要な予約票をまとめておけば、旅行前にも旅行中にも確認しやすくなります。
また、スマートフォンだけでなくパソコンからも確認できるので、旅行の準備をするときにも使いやすい方法です。
ホテル予約はBooking.comに集約する
ホテルについては、基本的にBooking.comを使っています。
いろいろなホテル予約サイトを使い分けるより、私の場合はホテル予約をBooking.comに集約する方が管理しやすいからです。
ホテルを探すときも、予約後に確認するときも、基本的に同じ場所を見ることができます。
ホテル予約先を増やしすぎない
旅行ごとにホテル予約サイトを変えてしまうと、予約履歴やキャンセル条件などを確認するときに、どこで予約したのかを思い出す必要があります。
私はその手間をできるだけ減らしたいので、ホテルについては基本的にBooking.comにまとめています。
もちろん、すべての旅行で同じ予約サイトを使う必要があるわけではありません。
私にとっては「ホテル予約はここ」と決めておくこと自体が管理方法のひとつになっています。
現地のお店や行きたい場所はGoogleマップで管理する
旅行中に行きたいお店や気になる場所はGoogleマップを活用しています。
旅行先を調べていると、「ここに行ってみたい」と思うお店や観光スポットが出てきます。
そうした場所をGoogleマップで確認しておけば、現地で場所を探すときにも便利です。
予約したお店、ホテル、空港、駅をピン止めして、現地でスムーズに移動できるようにしています。
予約情報と現地情報を分ける
Googleマップに保存しているのは、基本的に「行きたい場所」や「現地で確認したい場所」です。
一方で、航空券やホテルの予約情報をGoogleマップで管理するわけではありません。
ここでも、役割を分けています。
・旅行の日程や情報整理 → Googleカレンダー
・カレンダーの動きが重くなってきたら → メールの下書き
・予約票などのPDF → Googleドライブ
・ホテル予約 → Booking.com
・現地のお店や場所 → Googleマップ
このように分けておくと、それぞれ何を確認する場所なのかが分かりやすくなります。
私が旅行の予約管理で意識していること
「どこに置くか」を決めておく
旅行情報が増えるほど「どこに保存したか」が重要になります。
「基本は全部Googleカレンダー」「カレンダーが溢れたらメールの下書き」「PDFはGoogleドライブ」「ホテルはBooking.com」「現地の場所はGoogleマップ」というように、自分の中で場所を決めています。
そのため、旅行の準備をするときに「どこに入れよう？」「どこの入れたっけ？」と毎回考え迷う必要がありません。
同じ情報を何か所にも書かない
もうひとつ気をつけているのが、情報の重複です。
同じ予約情報をGoogleカレンダーにもメールの下書きにも書いてしまうと、変更があったときに修正漏れが起きる可能性があります。
だからこそ、「この情報はここで管理する」と決めて、必要以上に重複させないようにしています。
旅行の予約管理は複雑にしすぎない
旅行の個人手配では、予約するものが増えるほど管理も大変になりそうに感じます。
でも、私の場合は特別な管理方法を作っているわけではありません。
普段から使っているGoogleカレンダー、メール、Googleドライブ、Googleマップを中心にして、ホテル予約はBooking.comに集約しています。
大事なのはたくさんのサービスを使うことではなく、それぞれの役割を決めておくことです。
・旅行の情報まとめはGoogleカレンダー
・情報が増えたらメールの下書き
・予約票はGoogleドライブ
・ホテルはBooking.com
・現地のお店や場所はGoogleマップ
このくらいシンプルに分けておくと、個人手配の旅行でも予約情報を管理しやすくなります。
特に一人旅では、自分以外に「この予約どこだっけ？」と聞ける人はいません。
だからこそ、旅行中に必要な情報を自分ですぐ確認できる状態にしておくことが、私にとっては安心して旅をするための準備のひとつになっています。
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